LA IMPORTANCIA DEL ANÁLISIS ANTES DE ORGANIZAR UN EVENTO

Todos podemos estar de acuerdo que mientras más informados estemos más seguridad habrá que el evento sea un éxito. Los objetivos deben ser equitativos, es decir, se deben cumplir para los clientes y para las personas que organizan el evento. Las empresas de organización de eventos deportivos en Lima tienen claro lo importante que es tener todo coordinado y por eso vamos a revisar algunos detalles antes de organizar un evento.

En la actualidad, podemos encontrar mucha información en internet sobre espacios, proveedores, localizaciones y, en general, cualquier necesidad que se tenga para organizar un evento. Para eso, se tiene que realizar una preparación previa y conocer bien las necesidades en todo lo que se refiere a ciertos aspectos:

Espacio

Se tiene que poner mucho ojo en los salones, decoración, altura del techo, los accesos, luz natural, sillas, equipo audiovisual y almacenes. Es más, se debe tener en cuenta la limpieza, la proximidad al aeropuerto, opciones de decoración, jardines y las puertas de acceso.

Audiovisuales

En muchos casos, los salones ya están equipados, pero es necesario reunirnos con nuestro proveedor para analizar las opciones de reforzamiento. A veces, tenemos que contar con proveedores locales que no conocemos y nos tenemos que asegurar de su confiabilidad y calidad en el trabajo.

Catering

Se tiene que hablar con los diferentes proveedores de catering analizar las necesidades del cliente, perfil del invitado y posibilidades que nos ofrece para dar el catering perfecto y que esté adaptado al presupuesto. También se tiene que determinar el horario, servicio, decoración y cualquier aspecto que mejore la calidad y presentación del catering.

Restaurantes

Es común que alguna cena de gala o comida se celebre en un restaurante. Por eso, buscamos el ambiente que nos quede más cerca o el que mejor se ajuste al briefing. También se necesita ver las instalaciones, si se tienen reservados y en algunos casos, probar su gastronomía para comprobar su presentación y calidad.

Azafatas

Otro aspecto importante antes de organizar un evento es la selección de azafatas. Para eso, nos tenemos que reunir con nuestros proveedores de azafatas con los que definimos el perfil de la persona que necesitamos, así como el horario, necesidades, uniforme, entre otros. En la actualidad, alguna empresa cuenta con APP que nos ayudan a coordinar directamente con las personas que nos apoyarán en el evento.

Producción

En el evento, la producción tiene que vestirse con diferentes elementos, como mobiliario, estructura del escenario, photocalls, entre otros. Junto a la productora se tiene que determinar qué es lo mejor para el evento. Por ejemplo, las empresas productoras de eventos deportivos realizan constantemente eventos por la gran magnitud de demanda en esta temática. Dichas productoras ya mantienen un protocolo o pautas a seguir para la efectividad del evento.

Fotografía

Es importante dejar recuerdo a través de fotografías o videos que después se puedan plasmar en redes sociales o entregarse a las empresas o asistentes. Por eso, siempre se busca un profesional que nos conozca y capte momentos del evento, fotografías instantáneas, entre otros.

Transfers

Es importante y necesario comunicar los horarios a la empresa que nos facilita los transfers. Por lo general, siempre hay cambios, pero debemos intentar que sean mínimos para que no se desvíen los presupuestos iniciales.

Estos son algunos aspectos de la importancia de un análisis antes de organizar un evento y esperemos que te sirvan. Somos Goal Producciones, una de las mejores de organización de eventos deportivos en Lima. Si deseas comunicarte con nosotros, llámanos al 987 205 371 o escríbenos a informes@goal.com.pe para ayudarte.

Como ya conoces qué es lo que debes realizar antes de la organización de un evento, es necesario que también conozcas lo que se hace después de. A continuación, algunos aspectos importantes: 

• Ordena el lugar
• Agradece
• Actualiza tu web
• Revisa los participantes
• Evalúa resultados
• Realiza un reporte
• Identifica los errores
• Ordena la información

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