CONSEJOS DE LO QUE DEBES REALIZAR DESPUÉS DE UN EVENTO

Realizar un evento puede resultar todo un alboroto si no hay una organización adecuada para antes, durante y después. Ahora se está optando mucho por empresas organizadoras de eventos deportivos por los grandes logros que ha tenido el país en relación al deporte. Pero, ¿Sabes qué se debe realizar después de un evento? ¿Cómo sé si mi evento fue un éxito? ¿Qué debo mejorar?, y muchas preguntas más.

Son varias las interrogantes que logramos formularnos, pero es necesario que sepamos responderlas. Para que no te sientas perdido, a continuación, te daremos a conocer algunos consejos de lo que debes realizar después de un evento.

• ORDENA EL LUGAR

Una vez que el evento termina se debe dejar el sitio en las condiciones que lo encontramos. Quitar los stands, banners, desmantelar el lugar donde se realizó el coffee break, entre otros, son las actividades que se deben realizar. Muchas veces el tema de la limpieza se llega a un acuerdo con los dueños del espacio, si tu presupuesto es óptimo, ellos se pueden encargar de la limpieza.

• AGRADECE

Procede agradeciendo a los sponsors que te acompañaron, personal del salón, prensa y todos los que sumaron a la organización del evento. Despide a los participantes y asegúrate de que se hayan sentido cómodos con la experiencia brindada. Si realizarás pronto un evento, explícalo y diles que esperas contar con su participación.

• ACTUALIZA TU WEB

Es vital que conforme avanza el evento, eso se transmita por las diferentes plataformas digitales donde te promocionaste. Además, el sitio web del evento, las redes sociales, los videos, presentaciones y más datos del evento. Las productoras de eventos deportivos en Lima y organizaciones de eventos en general tienen que tener datos precisos para saber qué mejorar en próximos eventos.  

• REVISA LOS PARTICIPANTES

Otro de los consejos que debes realizar después del evento es la revisión de los participantes y quiénes faltaron (si fuese un evento cerrado). Analiza cuánta gente se inscribió a tu evento, cuántos fueron los asistentes y los que faltaron. Se dice que para que un evento sea exitoso deben ir más de la mitad del público estimado.

• EVALÚA RESULTADOS

Los resultados se pueden medir por Facebook, Twitter, invitaciones por Gmail. Retorno de inversión del evento, entre otros.  

• REALIZA UN REPORTE

Otra de las cosas después de un evento es la realización de un reporte. Para eso, debes redactar un resumen del evento. Eso ayudará a refrescar la memoria cuando quieras recordar algo y lo debes compartir con tus colaboradores o socios.

• IDENTIFICA LOS ERRORES

Si realizas encuestas de satisfacciones y empiezas a leer los comentarios del público en redes sociales, notarás de qué cosas resultaron óptimas en el evento y cuáles no funcionaron bien.

• ENVÍA MATERIAL

Por lo general, cuando se termina un evento recién se paga por el servicio completo. Después se procede con el envío de fotos, audios y videos a los sponsors que lo soliciten. Para eso, pónte una fecha determinada para mandar todo el material. No dejes que pasen muchos días después que el evento ha finalizado.

• ORDENA LA INFORMACIÓN

Para ordenar la información, puedes crear carpetas de cada evento realizado. Dropbox o Google drive son buenas herramientas para eso. En caso hayas usado una plataforma online de gestión de eventos, la data quedará guardada para cuando desees chequearla o utilizarla nuevamente.

Estos fueron algunos consejos sobre lo que debes realizar después de un evento. Somos Goal Producciones y contamos con los mejores organizadores de eventos deportivos en Lima. Si deseas contratar nuestros servicios, llámanos al 987 205 371 o escríbenos a informes@goal.com.pe para ayudarte.