Los mejores consejos para la organización de eventos

El evento que planifiques ya sea matrimonio, cumpleaños, fiesta de promoción, eventos deportivos empresariales o un evento navideño con los compañeros de tu empresa debes estar organizado previamente para evitar cualquier tipo de inconveniente de tiempo o dinero. Por eso, hoy Goal Producciones, te presenta los mejores consejos para la organización de eventos.

Contar con expertos

Cualquiera persona no puede organizar un evento. Para ello, se necesitan personas con experiencia, conocimientos de protocolo y métodos organizativos. Por eso, es importante una mente organizada y una buena formación que de seguridad en lo que se realiza. Para ello, puedes contactar con Goal Producciones, una empresa especialista en organización de eventos deportivos. 

El presupuesto

El presupuesto es un factor muy importante porque te permite tener una visión más clara y realista de los recursos económicos y materiales que se requerirán para el desarrollo del evento.

Los involucrados deberán reunirse para realizar un presupuesto real. Es muy importante que entre todos se llegue a un número concreto para ajustarse a él durante todo el proceso. Así, se evitarán las sorpresas y los sobresaltos.

 Calcular el tiempo previo al acto

El tiempo es importante porque permite establecer fechas y planificar las actividades que vas a realizar. Realizar un planning y un timing realista es de vital importancia para que todo esté listo para el gran día. Procura que cada actividad esté dentro del tiempo para que evitar problemas en el momento del evento e incomodar a tus clientes.

Según la temática del evento

Si deseas organizar una boda puedes asesorarte con especialistas como wedding planners. Aunque ya estamos fin de año y lo común es eventos deportivos en la empresa. Si estás interesado en esta última opción, puedes por contactar con un organizador de eventos deportivos como Goal Producciones.

Número de asistentes

Para la organización de un evento, es importante tener en cuenta el número de asistentes o invitados para que puedas calcular el presupuesto y la comida que vas a ofrecer. Por eso, hay que saber con antelación el número aproximado de gente que va a acudir al evento.

Escoger la ubicación perfecta

Un consejo muy importante que debes cumplir es conseguir la ubicación perfecta para la seguridad de tus invitados. Si vas a realizarlo en algún lugar de Lima procura que sea un lugar céntrico y de confianza. Si será en un lugar alejado, tus asistentes dudarán en ir.

Luego de elegir el sitio ideal puedes comenzar con la decoración, la luz, la comida, el ambiente, la música y los regalos.

Catering

“Barriga llena, corazón contento”. Es una conocida frase que atribuye a la comida como el máximo placer de las personas. Por eso, es importante que en un evento haya buffet gastronómico para el deleite de tus invitados.

Si el evento durante todo el día como un seminario o conferencia, es preferible invitar desayunos, almuerzos, o incluso cenas o cócteles a los asistentes. Aunque debes intentar mantener el presupuesto inicial para el menú y así poder respetar lo planeado.

Rompe la tensión entre tus invitados

La mejor manera para que tus invitados participen en el evento es romper la tensión con ellos Por eso, puedes hacer dinámicas de integración como trabajos en grupo de acuerdo al tema de la conferencia o seminario.  Al final también puedes dar plumón y papeles para que cada persona escriba sus sensaciones y experiencias del evento. Ellos se sentirán integrados.

Un plan B

En todo evento, el factor imprevisto o problema tiene que estar contemplado. Por eso, se debe tener un plan B para el lugar, material o personas con las que vamos a contar. Aunque si contratas una empresa organizadora de eventos deportivos, ellos son confiables e imposiblemente salga algo fuera de lo planificado.

Estos fueron los mejores consejos para la organización de eventos deportivos. Si deseas una empresa experta en organización de eventos deportivos para las actividades de fin de año de tui empresa, somos Goal Producciones, una de las mejores empresas productoras de eventos deportivos. Si deseas comunicarte con nosotros, llámanos al 987205371 o escríbenos a informes@goal.com.pe para ayudarte.